Zarząd Terenów Publicznych - ztp.waw.pl

p.o. Kierownika Zespołu: Marcin Bogucki

ul. Podwale 23
tel. 22 277 05 09
e-mail: mbogucki (@) ztp.waw.pl

Do zadań Zespołu ds. Organizacji i Zamówień Publicznych należy:

1. opracowywanie propozycji rozwiązań organizacyjno – regulaminowych,
2. wykonywanie prac związanych z prawidłowym funkcjonowaniem biura, w tym zapewnienie ergonomicznych warunków pracy pracownikom w ZTP,
3. przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań z realizacji zadań.

1 Referat ds. Kancelaryjno-Organizacyjnych (Biuro Obsługi Mieszkańców, Archiwum)

Do zadań Biura Obsługi Mieszkańców wchodzącego w skład Referatu ds. Kancelaryjno-Organizacyjnego należy w szczególności:

1. wykonywanie zadań związanych z obsługą mieszkańców w zakresie przyjmowania wniosków i skarg,
2. udzielenia informacji o trybie, procedurach i przebiegu rozpatrywania spraw,
3. wydawanie przepustek uprawniających do wjazdu i postoju w strefie ograniczonego ruchu na terenie Starego i Nowego Miasta oraz Placu Zamkowego w Warszawie, oraz innych dokumentów,
4. prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz czuwanie nad terminami udzielanych   odpowiedzi,
5. prowadzenie rejestru interpelacji radnych oraz czuwanie nad terminami udzielanych  odpowiedzi.
6. przyjmowanie korespondencji,
7. prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej,
8. przygotowywanie korespondencji do dekretacji,
9. wysyłanie korespondencji,
10. udzielanie informacji interesantom.

Do zadań Archiwum wchodzącego w skład Referatu ds. Kancelaryjno-Organizacyjnego należy w szczególności:

1. przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych ZTP,
2. współpraca z komórkami organizacyjnymi ZTP w zakresie prawidłowego opracowania dokumentacji i przygotowania akt do przekazania do Archiwum ZTP,
3. przygotowywanie, w porozumieniu z Archiwum Państwowym, zmian w instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum ZTP oraz w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt,
4. opracowywanie wskazówek metodycznych odnośnie prawidłowej klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji,
5. prowadzenie szkoleń dla pracowników ZTP z zakresu właściwego postępowania z dokumentacją oraz stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej,
6. dbanie o właściwe przechowywanie i konserwację posiadanych akt,
7. wprowadzanie systemów informatycznych wspomagających ewidencję zasobu, ułatwiających zarządzanie nim oraz udostępnianie akt,
8. opracowywanie zasad przechowywania i ewidencjonowania dokumentów zapisanych w postaci cyfrowej oraz systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
9. skanowanie dokumentacji o szczególnej wartości (digitalizacja akt),
10. gromadzenie informacji na temat zasobu archiwalnego ZTP,
11. opracowanie akt przejętych w stanie nieuporządkowanym,
12. udostępnianie akt komórkom organizacyjnym do celów służbowych oraz udostępnianie materiałów archiwalnych osobom upoważnionym do celów badawczych i naukowych,
13. przeprowadzanie poszukiwań archiwalnych na zlecenie Dyrektora ZTP, udzielanie pomocy pracownikom ZTP w uzyskiwaniu informacji o zasobie,
14. wykonywanie kserokopii dokumentów oraz wydawanie uwierzytelnionych odpisów akt,
15. brakowanie i przekazywanie na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej po uprzednim uzyskaniu zezwolenia Archiwum Państwowego,
16. przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego oraz współpraca z nim.

2 Referat ds. Administracyjno-Gospodarczych

Do zadań Referatu ds. Administracyjno–Gospodarczych wchodzącego w skład Zespołu ds. Organizacji i Administracji należy w szczególności:

1. zapewnienie warunków niezbędnych dla prawidłowej pracy biura, w tym:
1. prowadzenie zaopatrzenia biura,
2. obsługa techniczna,
3. wykonywanie zadań wynikających z zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, zabezpieczenie przeciwpożarowe biura,
4. przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wynikających z prowadzenia ww. spraw.
2. prowadzenie rejestru środków materialnych i niematerialnych,
3. nadzór nad wykorzystaniem samochodów służbowych.
4. obsługa systemu Warszawa 19115